راهنمای کامل انجام معامله ملکی بدون نیاز به وکیل ملکی

یکی از مهم‌ترین قراردادهایی که عموم افراد جامعه در طور عمر خود بارها با آن روبه‌رو می‌شوند، قراردادهای راجع به املاک مانند؛ زمین (مسکونی، صنعتی، کشاورزی) املاک مسکونی (خانه، آپارتمان، ویلا) املاک تجاری (دفتر، مغازه، کارگاه) است. به‌طورکلی، املاک در دسته اموال غیرمنقول قرار می‌گیرند، به این معنا که اموالی هستند که قابل جابه‌جایی بدون آسیب زدن نمی‌باشند، به همین دلیل دارای قواعد حقوقی خاص خود هستند.

بنابراین هرکسی که مبادرت به خریدوفروش ملکی می‌کند باید با نکات اولیه و مهمی در خصوص این قراردادهای راجع به املاک آشنا باشد ولی متأسفانه به دلیل عدم آشنایی عمده افراد با نکات حقوقی در معاملات ملکی، اختلافات زیادی در این امور به وجود می‌آید که منجر به پرونده‌های متعددی در مراجع قضایی می‌شود.

قولنامه

قولنامه نوشته‌ای اغلب عادی است که نشان‌دهنده توافق بر وقوع عقدی در مورد موضوعی معین است که ضمانت اجرای تخلف از آن نیز پرداخت مبلغی به‌طرفی که به تعهداتش عمل کرده است.
قولنامه زمانی تنظیم می‌شود که با توجه به شرایط، مقدمات اولیه یا پول کافی برای خرید وجود ندارد یا اینکه فروشنده بسیاری از کارهای دارایی را به‌طور کامل انجام نداده است، در این شرایط قراردادی عادی میان طرفین تنظیم می‌شود و در آن متعهد می‌شوند که در زمان و مکان مشخصی حضور یافته و با شرایط تعیین‌شده در قرارداد، معامله را انجام دهند و درصورتی‌که هر از طرفین به تعهدات خود عمل نکند، باید مبلغی را به‌عنوان وجه التزام به‌طرف دیگر پرداخت کند
قولنامه باید در سه نسخه تنظیم‌شده و تا حد امکان از تنظیم قولنامه‌های دستی و بدون شروط مناسب و کافی پرهیز شود.
درصورتی‌که قولنامه در دفتر معاملات ملکی تنظیم می‌شود باید علاوه بر امضای فروشنده و خریدار، مهر و امضای صاحب بنگاه و امضای دو نفر به‌عنوان شاهد در آن درج شود. همچنین باید بررسی شود که مشاور املاک مزبور، از اتحادیه مربوطه مجوز داشته باشد.
پیش از امضای قولنامه بررسی کنید که مشخصات مورد معامله با آنچه در سند ذکرشده است مطابقت داشته باشد و ملک را حتماً مشاهده کنید تا از مورد رهن و وثیقه نبودن آن اطمینان حاصل نمایید.
درصورتی‌که امضاکننده قولنامه وکیل یا نماینده مالک است، اطمینان حاصل کنید که نمایندگی او قانونی بوده و حق امضا در این مورد خاص را داشته است.
درصورتی‌که مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده است، گواهی انحصار وراثت و تسویه‌حساب مالیات بر ارث را مشاهده نمایید.
اگر مالکان متعدد باشند، تمامی آنان باید قولنامه را هنگام تنظیم امضا کنند مگر اینکه به یک نفر وکالت در فروش داده باشند.
نکته‌ی آخر اینکه درصورتی‌که قولنامه به‌طور صحیح تنظیم‌شده باشد می‌تواند حامی حقوق افراد بوده و به استناد آن حقوق خود را از دادگاه مطالبه کنند تا با توجه به تخلف هر یک از طرفین و مفاد قولنامه، فروشنده را مجبور به تنظیم سند رسمی کرده و یا خریدار را مجبور به جبران خسارات فروشنده کند.

مبایعه‌نامه

مبایعه‌نامه یا بیع نامه قراردادی است که طی آن فروش مالی به دیگری (بیع) انجام می‌شود که یک قرارداد عادی و مکتوب است و میان طرفین بیع، بایع و مشتری (فروشنده و خریدار) تنظیم می‌شود که بر اساس آن مالی در مقابل دریافت عوض (بهاء یا قیمت) فروخته می‌شود و مالکیت آن مال به خریدار منتقل می‌شود.

مبایعه‌نامه از ۷ ماده به شرح زیر تشکیل‌شده است:

ماده ۱- طرفین قرارداد:

شامل مشخصات فروشنده و خریدار است.
به دلیل واردکردن دستی این اطلاعات و عدم استعلام مستقیم از اداره ثبت‌احوال، حتماً مشخصات کد ملی و شماره شناسنامه طرف مقابل را کاملاً چک کنید.

ماده ۲- موضوع و مشخصات مورد معامله:

در این قسمت نوع ملک (مسکونی، تجاری و اداری) و مقدار سهم خریداری‌شده و وضعیت عرصه و اعیان ملک را (شخصی یا اوقافی بودن) مشخص می‌کند. همچنین به مشخصات پلاک ثبتی و متراژ و نوع اسکلت و سال ساخت و مشخصات اصلی سند شامل شماره سند و دفتر و صفحه و اشتراکات آب و برق و گاز و تلفن، مشخصات تعداد واحد در ساختمان و سیستم گرمایشی و سرمایشی و … اشاره می‌شود.

ماده ۳- ثمن معامله:

منظور از ثمن، مقدار مبلغی است که به‌عنوان عوض مال موردتوافق طرفین قرارگرفته است، شرایط پرداخت نیز در این بند قید می‌شود.

ماده ۴- شرایط مربوط به تنظیم سند:

این ماده شامل ۵ بند می‌باشد که در آن‌ها به تاریخ حضور طرفین در دفترخانه جهت تنظیم سند، در صورت در رهن بودن اسناد، الزام فروشنده به فک رهن، امکان دریافت گواهی عدم حضور از دفترخانه در صورت عدم حضور یکی از طرفین و عدم ارائه مدارک موردنیاز توسط وی، تاریخ عقد قرارداد و تاریخ تنظیم سند در دفترخانه، اشاره می‌شود.

ماده ۵- شرایط تحویل مورد معامله:

این ماده ۲ بند دارد که تعیین‌کننده تاریخ تحویل تمام و کمال ملک، خسارت عدم اجرای تعهدات فروشنده مبنی بر تحویل می‌باشد و به این نکته اشاره می‌کند که اگر ملک خریداری‌شده به هر دلیلی غیرقابل‌انتقال به خریدار باشد، فروشنده ملزم به عودت مبلغ پرداختی شده و باید خسارات قیدشده در قرارداد را به وی بپردازد.

ماده ۶- آثار قرارداد:

این ماده ۷ بند به شرح زیر دارد:
۱- الزام فروشنده به آماده کردن و اخذ کلیه مدارک موردنیاز جهت تنظیم سند از تمامی مراجع و ادارات و همچنین تسویه کلیه بدهی‌ها به اداره آب و فاضلاب، گاز، برق، شهرداری، دارایی و غیره تا قبل از تنظیم سند.
۲- تعیین این‌که تسویه شهرداری و اداره مالیات و اوقاف بر عهده کدام طرف است، بااین‌حال هزینه تنظیم سند رسمی بر عهده خریدار می‌باشد.
۳- ذکر این نکته که افزایش یا کاهش قیمت ملک به علت نواسانات بازار، هیچ‌گونه تأثیری در مبایعه‌نامه و ثمن آن نخواهد داشت.
۴- اخذ کلیه اختیارات فسخ و ابطال قرارداد از سوی هرکدام از طرفین. (مبایعه‌نامه عقدی لازم بوده و قابل‌فسخ نمی‌باشد)
۵- تعیین مبلغ خسارت روزانه که هرکدام از طرفین که به تعهداتش عمل نکند موظف به پرداخت می‌شود.
۶- ذکر این نکته که قرارداد مبایعه‌نامه بدون مهر و امضاء صاحب پروانه کسب، فاقد اعتبار می‌باشد.
۷- ذکر این نکته که اصل سند و مدارک شناسایی طرف مقابل به روئیت دیگری رسیده است.

ماده ۷- فایل متعاملین:

این ماده دارای ۶ بند به شرح زیر است:
۱- پرداخت حق‌الزحمه مشاور املاک که بر اساس نرخ اتحادیه می‌باشد و همچنین نحوه محاسبه گروه مشاور املاک.
۲- ذکر این نکته که فسخ مبایعه‌نامه املاک هیچ تأثیری در پرداخت حق‌الزحمه مشاور نخواهد داشت.
۳- اخذ ۹% مالیات ارزش‌افزوده علاوه بر حق‌الزحمه مشاور که طرفین ملزم به پرداخت آن و دریافت گواهی ارزش‌افزوده از مشاور می‌باشند.
۴- اخطار اینکه اطلاعات تماس طرفین به‌درستی واردشده باشد که برای دریافت کد رهگیری از اهمیت بالایی برخوردار است.
۵- نحوه ثبت‌نام در سامانه پیامکی اتحادیه املاک.
۶- نحوه استعلام کد رهگیری با ارسال پیامک.

توضیحات قرارداد:

در پایان و در قسمت توضیحات، مواردی که در متن قرارداد ذکر نشده و موردتوافق طرفین بوده ذکر می‌شود که می‌توان شامل شرایط به‌موقع آماده نشدن سند، نصب تجهیزات و … باشد.
توجه داشته باشید که در صورت پرداخت چک از سوی خریدار، حتماً در این قسمت شرط فسخ قرارداد را ذکر نمایید.

نکات مهم هنگام تنظیم مبایعه‌نامه:

۱- احراز هویت طرف مقابل از طریق مدارک شناسایی معتبر.
۲- اختصاص زمان کوتایی جهت آشنایی با طرف مقابل و فهمیدن قصد او از خرید یا فروش.
۳- پرسیدن در مورد شرایط و نحوه پرداخت توسط خریدار.
۴- مطالعه شخصاً و با دقت تمامی مفاد قرارداد قبل از امضا.
۵- ایجاد ضمانت اجرا و تعیین خسارت برای تمامی تعهدات طرفین ازجمله تعهد در پرداخت.
۶- دریافت درصد متعارفی از ثمن یا همان قیمت ملک، حین تنظیم مبایعه‌نامه.
۷- دو نفر شاهد مطمئن باید هنگام عقد قرارداد حضور داشته باشند و انتهای آن را امضا نمایند.
۸- درصورتی‌که خریدار قصد دریافت وام خاصی دارد، از چگونگی آن مطلع شوید.
۹- برای پرداخت اقساط ثمن و همچنین حضور و انتقال قطعی در دفاتر اسناد رسمی تاریخ دقیق تعیین کنید و برای آن‌ها ضمانت اجرا درج نمایید.
۱۰- تحویل ملک یا موضوع قرارداد را به زمانی که حداقل ۸۰% ثمن را دریافت کرده‌اید موکول نمایید. تا حدود ۲۰% از ثمن برای زمان تنظیم سند رسمی باقی بماند.
۱۱- درصورتی‌که خریداران متعدد باشند، مبایعه‌نامه به امضای یکایک آن‌ها رسیده باشد و سهم هر یک نیز مشخص شود.
۱۲- درصورتی‌که خرید با وکالت انجام می‌شود، اصالت وکالت‌نامه و هویت وکیل و اصیل را بررسی کنید و از وکیل یک نسخه از وکالت‌نامه را دریافت کنید.
۱۳- مدارک مالکیتی یا هویتی خود را پس از امضای مبایعه‌نامه در اختیار مشاورین املاک قرار ندهید چون نیازی به این امر نمی‌باشد.
۱۴- توجه داشته باشید که سردفتر حق حذف خواسته یا اضافه کردن مطالبی علی‌رغم میل، منافع و توافق شمارا به‌هیچ‌وجه ندارد.
۱۵- فروشنده می‌تواند از حق حبس خود استفاده کند، به این صورت که تا زمان پرداخت ثمن معامله با توجه به شرایط قرارداد، از تحویل مبیع خودداری کند.
۱۶- درصورتی‌که با توجه به شرایط قرارداد، خریدار هیچ مبلغی از ثمن را نپرداخته باشد و قرار بر پرداخت یک جای ثمن باشد و همچنین مبیع نیز به خریدار تحویل نشده باشد، فروشنده می‌تواند پس از ۳ روز از زمان انعقاد قرارداد، با استناد به خیار تأخیر ثمن، قرارداد را فسخ کند.
۱۷- درصورتی‌که پس از قرارداد قسمتی از ثمن معامله پرداخت‌شده باشد یا چک داده‌شده باشد یا زمان پرداخت تعیین‌شده باشد، با تأخیر در پرداخت ثمن، فروشنده حق فسخ قرارداد را نداشته و فقط می‌تواند برای دریافت ثمن معامله اقامه دعوی کند. مگر اینکه در قرارداد شرط شده باشد که تأخیر در پرداخت ثمن یا عدم وصول چک‌های قرارداد، به فروشنده حق فسخ می‌دهد. در این صورت فروشنده با استفاده از خیار تخلف شرط می‌تواند پس از اعلام فسخ با اظهارنامه، به دادگاه دادخواست تأیید فسخ بدهد.

اجاره‌نامه

مطابق ماده ۴۶۶ قانون مدنی:
«اجاره عقدی است که به‌موجب آن مستأجر مالک منافع عین مستاجره می‌شود، اجاره دهنده را “موجر” و اجاره‌کننده را “مستأجر” و مورد اجاره را “عین مستاجره” میگویند.»
در اصطلاح به‌موجب عقد اجاره، موجر عین مستاجره ای را برای مدت معینی به مستأجر می‌دهد و مستأجر در عوض پرداخت مالی، مالک منافع عین مستاجره می‌شود؛ بنابراین اجاره عقدی معوض، موقت و تملیکی می‌باشد.
مهم‌ترین قوانین حاکم بر قراردادهای اجاره، قانون مدنی به‌عنوان قانون عام و قانون روابط موجر و مستأجر به‌عنوان قانون خاص می‌باشند که معمولاً مردم عادی آگاهی چندانی از این قوانین نداشته‌اند و این موضوع باعث می‌شود تا در تنظیم قراردادهای اجاره خود دچار مشکل شوند.
امروزه بسیاری از قراردادهای اجاره توسط بنگاه‌ها و دفاتر مشاورین املاک به‌صورت پیش‌نویس تنظیم می‌شود اما بااین‌وجود عدم آگاهی مشاورین املاک به موازین حقوقی و نیز عدم توجه طرفین قرارداد به موضوعات حقوقی باعث می‌شود تا مشکلات زیادی در تنظیم این قراردادها حادث شود. برای جلوگیری از این اشکالات، لازم است که به نکاتی توجه شود.

نکات مهم هنگام تنظیم اجاره‌نامه:

۱- مطابق ماده ۲ قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۷۶ شرایط تنظیم قرارداد اجاره به‌صورت زیر می‌باشد:
الف) قید مدت اجاره
ب) تنظیم اجاره‌نامه در دو نسخه
ج) اجاره‌نامه به امضای موجر و مستأجر برسد
د) اجاره‌نامه توسط دو نفر از افراد مورد اعتماد طرفین به‌عنوان شهود گواهی شود.
۲- الزام به قید مدت اجاره:
مطابق ماده ۴۶۸ قانون مدنی، درصورتی‌که در اجاره‌نامه مدت اجاره تعیین نشود، اجاره باطل است. همچنین مطابق ماده ۵۰۱ همان قانون، اگر مدت اجاره به‌طور صریح ذکر نشده باشد و مال‌الاجاره هم از قرار روز یا ماه یا سالی فلان مبلغ تعیین‌شده باشد، اجاره برای یک روز یا یک ماه یا یک سال صحیح خواهد بود و در صورت تصرف عین مستاجره توسط مستأجر بیش از این مدت‌ها، اگر موجر تخلیه‌ی او را درخواست نکند، مستحق اجرت‌المثل خواهد بود.
۳- برای اینکه مستأجر بتواند عین مستاجره را به دیگری اجاره بدهد، باید در عقد اجاره خلاف آن شرط نشده باشد.
۴- عین مستاجره باید معین باشد و اجاره عین مجهول یا مردد باطل است.
۵- نیازی نیست که موجر مالک عین مستاجره باشد ولی باید مالک منافع آن باشد.
۶- توجه داشته باشید که تعمیرات و کلیه مخارجی که در عین مستاجره برای امکان انتفاع از آن لازم است به عهده مالک است مگر آنکه شرط خلاف شده باشد.
۷- در اجاره‌نامه محل مورد اجاره و ملحقات آن ازجمله؛ پارکینگ، انباری، تلفن، کابینت و … ذکر شود.
۸- بهتر است هنگام عقد اجاره، برای تعهدات هر یک از طرفین ضمانت اجرایی همچون وجه التزام تعیین شود تا در صورت تخلف از قرارداد، متخلف به دیگری بپردازد.
۹- درصورتی‌که قرارداد اجاره برای مقصود خاصی مثلاً سکونت یا تجارت است، این موضوع در قرارداد اجاره ذکر شود.
۱۰- در قرارداد اجاره تعیین کنید که کدام طرف باید هزینه‌های مشترک را مانند شارژ ساختمان پرداخت کند. (که معمولاً مستأجر آن را پرداخت می‌کند)
۱۱- پس از پرداخت اجاره‌بهای ماهانه حتماً از موجر رسید دریافت کنید.

کد رهگیری

مشاوران املاک موظف‌اند که برای انجام قراردادها و معاملات ملکی (اعم از خریدوفروش، رهن و اجاره) آن را از طریق اینترنت در سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور ثبت کنند. پس‌ازآن مبایعه‌نامه‌ای گه پرینت گرفته می‌شود دارای کد رهگیری است که یک عدد ۱۳ رقمی بوده و همچنین به ‌طرفین قرارداد از طریق پیامک ارسال خواهد شد.

مزیت‌های کد رهگیری:

۱- تضمین امنیت معاملات: به‌محض صدور کد رهگیری، کد پستی ملک مورد معامله در سامانه ثبت‌شده و تمامی بنگاه‌های مسکن و املاک که به این سامانه متصل هستند متوجه فروش این ملک می‌شوند تا از فروش یک ملک به چندین نفر جلوگیری شود.
۲- سهولت پیگیری: جهت ردیابی و رسیدگی در مراجع قانونی و یا پیگیری سریع برای دریافت مبلغ معامله از فروشنده.
۳- جلوگیری از فسخ معامله: با داشتن کد رهگیری، فروشنده به‌هیچ‌عنوان نمی‌تواند معامله را فسخ کرده یا در قیمت فروش تغییری دهد و به تعهدش برای انتقال رسمی سند در دفترخانه عمل نکند.
۴- سهولت تخلیه ملک: صدور حکم تخلیه خانه یا مغازه توسط مستأجر با داشتن کد رهگیری به‌راحتی و خیلی سریع انجام می‌شود.
۵- استعلام از شهرداری: با کد رهگیری می‌توان از شهرداری استعلام گرفت که ملک در طرح‌های جامع شهری مانند بزرگ‌راه و فضای سبز نباشد.

نکات مهم در معاملات ملکی

نکات روانی

روزانه معاملات ملکی بسیاری انجام می‌شود ولی متأسفانه تمامی افرادی که این معاملات را انجام داده‌اند از قرارداد خود راضی نبوده و اگر به عقب برگردند ممکن است تصمیم دیگری بگیرند. برای اینکه پس ‌از انجام یک معامله ملکی دچار پشیمانی نشویم و از معامله منعقده رضایت داشته باشید لازم است که به نکاتی توجه کنیم.

۱- عجله نکنید:

طبیعتاً پیدا کردن مسکنی که با ایده آل های شما همخوانی داشته باشد و مطابق بودجه و سلیقه شما باشد، ممکن است زمان‌بر باشد و انرژی زیادی را طلب کند؛ اما در انتخاب ملک موردنظر حتی اگر به هر علتی با فشارهای بیرونی مواجه باشید نباید عجولانه رفتار کنید. همچنین به بازی‌های روانی عده‌ای فروشنده‌یا سودجو اهمیت نداده و پیش از خرید ملک، به‌دقت آن را بررسی کنید و بدانید که معاملات ملکی مانند دیگر معاملات عادی روزمره نمی‌باشند و از حساسیت ویژه‌ای برخوردارند و درنتیجه دقت و بررسی خاص خود را می‌طلبد.

۲- فریب قیمت پایین را نخورید:

بعضی مواقع املاکی پیدا می‌شوند که دارای قیمت کمتری نسبت به دیگر املاک مشابه می‌باشند و خریدار گمان می‌کند که یک مورد مناسب پیداکرده است، اما ممکن است قیمت پایین این املاک درواقع نوعی تله باشد و به علت مشکلات موجود در ملک باشد، مثلاً ممکن است که اطراف ملک مذکور پروژه‌های مزاحم فراوانی بوده که آرامش ملک مذکور را از بین می‌برد، یا اینکه سند ملک دارای مشکلاتی می‌باشد و حتی ممکن است فروشنده با اکازیون نشان دادن ملک و قیمت پایین آن، قصد کلاهبرداری و فروش آن به چند خریدار ساده‌لوح را داشته باشد.
برای اینکه یک ملک اکازیون و مناسب محسوب شود، باید علاوه بر قیمت به مواردی ازجمله؛ نقشه‌کشی مناسب، مصالح درجه‌یک و استاندارد، در صورت آپارتمان بودن کم واحد بودن آن، دارای دید، روشنایی و منظره مناسب بودن، داشتن سند رسمی و قطعی، نداشتن حقوق ارتفاقی یا انتفاعی، نداشتن سند و ملک مصادره‌ای و … توجه شود.

۳- زیادی خوش‌بین نباشید:

نسبت به زمان‌هایی که در قرارداد برای انجام تعهد ذکر می‌شود بی‌توجه نباشید و به علت نیاز خریدار به پول فوری، مدت را کم تعیین نکنید، چون‌که در خرید ملک با ادارات مختلفی ازجمله شهرداری، ثبت و دارایی سروکار دارید و هر یک از آن‌ها مدتی از وقت شمارا به خود اختصاص خواهد داد، بنابراین در تعیین مدت‌زمان انجام تعهد، خوش‌بینانه رفتار نکنید.

۴- به‌راحتی اطمینان نکنید:

هنگام معامله املاک نباید بیش‌ازحد نسبت به‌طرف مقابل خوش‌بین بوده و به‌راحتی به وی اطمینان کرد، بلکه باید جدا از اینکه طرفتان چه کسی است، موارد قانونی را برای رسیدن به حقوق خود رعایت کنید، حتی اگر طرف مقابل برادر شما است، از حقوق خود نگذرید، در معاملات ملکی بابت هر مبلغی که پرداخت می‌کنید از طرف مقابل رسید دریافت کنید. سعی کنید تمامی اسنادی که امضا می‌شوند با حضور شما باشد و اینکه قرارداد خود را نزد مشاور املاک باقی نگذارید.

۵- در انجام معاملات خود رک باشید:

نباید در معاملات ملکی که اهمیت بالایی دارند با رودربایستی رفتار کنید و نسبت به احقاق حقوق خود خجالت بکشید، بنابراین هر کاری که برای معامله لازم است را انجام داده با از طرف مقابل می‌خواهید که انجام دهد، مثلاً از فروشنده درخواست کنید که اصل سند را به روئیت شما برساند و برای بررسی مدارک هویتی مالک با همسایگان گفت‌وگو و سؤال کنید و آگاه باشید که در حال احقاق حق خود هستید و نیازی نیست که خجالت بکشید.

نکات حقوقی

قبل از انجام معاملات حقوقی لازم است که به یک سری نکات مهم حقوقی توجه شود تا از بروز هرگونه مشکلی که ناشی از این معاملات است پیش‌گیری شود، در غیر این صورت ممکن است مشکلات ناشی از قراردادها و معاملات حقوقی ضررهای فراوانی به افراد وارد کند.

نکات حقوقی مهم:

۱- احراز مالکیت فروشنده و اختیار فروش ملک:

مهم‌ترین نکته‌ای که خریدار باید به آن توجه کند احراز مالکیت فروشنده است، مطابق قانون فروشنده‌یا باید مالک ملکی باشد که به فروش می‌رساند و یا اینکه از سوی فروشنده ملک، وکالت‌نامه رسمی مبنی بر فروش ملک مذکور داشته باشد. گاهی ممکن است ملک متعلق به چند نفر به‌صورت مشاع باشد، در این مواقع در هنگام فروش باید تمامی مالکین حاضر بوده و با اعلام رضایت خود، قرارداد را امضا نمایند و یا یک نفر را به‌عنوان وکیل خود درفروش ملک مشاع قرار دهند که در این صورت وکالت‌نامه باید به‌صورت رسمی در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شود و در آن صراحتاً اجازه فروش ملک مذکور به وکیل داده‌شده باشد. همچنین وکیل علاوه بر وکالت درفروش، باید وکالت در دریافت ثمن معامله را نیز داشته باشد.
برای احراز مالکیت فروشنده باید به اسناد رسمی ارائه‌شده از جانب وی توجه شود، همچنین باید به مشخصات هویتی شخص فروشنده در سند مالکیت نیز توجه کرد که با مدارک شناسایی وی مطابقت داشته باشد.
درصورتی‌که ملک سند رسمی نداشته باشد، باید به مبایعه‌نامه‌ای که در ضمن آن فروشنده‌ی فعلی، ملک را از فروشنده قبلی خریداری کرده است توجه شود.
و همچنین اگر ملک به‌صورت وکالتی فروخته می‌شود، توجه داشته باشید که قبلاً طی قرارداد رسمی به دیگری فروخته نشده باشد. برای احراز این موضوع می‌توان از اداره ثبت‌اسناد و دیگر مراجع مربوط استعلام گرفت.
نکته مهم: بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت، دولت فقط کسی را ملک به اسم او ثبت‌شده و یا کسی را که ملک به او منتقل‌شده و این انتقال در دفتر املاک به ثبت رسیده است را مالک خواهد شناخت؛ بنابراین هرگونه نقل‌وانتقال ملک بدون سند، از امتیازات و حمایت‌های قانون سند رسمی برخوردار نخواهد شد و برای حل اختلافات احتمالی این معامله‌ها باید به مراجع قضایی که با صرف وقت و هزینه زیادی همراه است مراجعه کرد.

۲- تطبیق مشخصات ملک با مشخصات ثبت‌شده در سند:

قبل از انجام معامله با حضور در محل وقوع ملک و مشاهده‌ی میدانی، مشخصات مندرج در سند ملک مانند؛ نشانی ملک، پلاک ثبتی، حدود اربعه، کد پستی، امکانات، متعلقات ملک و … را با مشخصات واقعی ملک تطبیق دهید.

۳- آزاد بودن ملک:

گاه ممکن است فروشنده ملک خود را برای گرفتن وام در رهن بانک گذاشته باشد یا اینکه ملک در اجرای حکم صادرشده از مراجع قضایی، بازداشت‌شده باشد.
برای خریدوفروش این‌گونه املاک که در رهن یا بازداشت است، می‌توان مبایعه‌نامه تنظیم کرد، ولی تنظیم سند رسمی منوط به فک رهن یا رفع بازداشت ازملک است، در غیر این صورت خریدوفروش ملک با منع قانونی مواجه می‌شود.
معمولاً برای خریدوفروش این‌گونه املاکی که در رهن می‌باشند، خریدار وکالت‌نامه‌ای جهت فک رهن و بازداشت، از فروشنده اخذ نموده و با هزینه‌ی بخشی از قیمت ملک برای پرداخت وام و بدهکاری که زمینه‌ساز توقیف ملک شده، مراحل فک رهن و بازداشت خانه را انجام می‌دهد. در این فرض به‌اندازه‌ی میزان وام یا میزانی که لازم است برای رفع توقیف خانه، از میزان کل ثمن معامله کسر خواهد شد.
با توجه به پیچیدگی این نوع از معاملات، پیشنهاد می‌شود قبل از اقدام به خرید، با یک وکیل متخصص امور ملکی مشورت نمایید.

۴- اخذ مفاصا حساب‌های لازم:

فروشنده موظف است قبل از تحویل ملک به خریدار، بدهی‌های ملک را به سازمان‌های دولتی مربوطه مانند؛ شهرداری و اداره مالیات و همچنین بدهی‌های مربوط به شارژ و آب و برق و … ساختمان را پرداخت‌نموده و مفاصا حساب و رسید پرداخت را به خریدار تحویل دهد، خریدار نیز می‌تواند با اخذ استعلام از اداره‌های مذکور، نسبت به صحت و تأیید مفاصا حساب‌ها اطمینان حاصل نماید.

۵- تعیین تکلیف قرارداد اجاره ملک:

درصورتی‌که ملک مورد معامله در اجاره دیگری است، باید قبل از خرید آن ملک و تنظیم سند، تکلیف قرارداد اجاره را با حضور مستأجر مشخص کرد تا مشکلی در این خصوص برای خریدار ایجاد نشود. معمولاً پس از خرید ملک، قرارداد اجاره نیز به مالک جدید منتقل می‌شود.

۶- قید کردن انشعابات آب، برق، گاز و … در سند:

اصولاً تمامی انشعابات آب، برق و گاز هر ملک همراه با آن به فروش می‌رسد، بااین‌وجود بهتر است برای حصول اطمینان، در مبایعه‌نامه یا سند آن‌ها را قید کنید. در خصوص تلفن تنها در صورتی همراه با ملک به خریدار منتقل می‌شود که در اسناد انتقال ذکر شود، بنابراین در خصوص تلفن بهتر است دقت بیشتری به خرج دهید.

۷- تصریح به انتقال پارکینگ و انباری:

درصورتی‌که طرفین به انتقال پارکینگ و انباری نیز توافق می‌کنند، لازم است که این موضوع همراه با مشخصات دقیق آن‌ها در مبایعه‌نامه یا سند ذکر شود. درصورتی‌که ملک دارای بیش از یک پارکینگ باشد، برای انتقال تمامی آن‌ها باید صراحتاً در اسناد، انتقال تمامی آن‌ها ذکر شود، در غیر این صورت فروشنده الزامی به این انتقال ندارد.

پرداخت ثمن معامله

در ایران قانون خاصی برای پرداخت ثمن در معاملات ملکی وجود ندارد و این موضوع با توافق طرفین صورت می‌گیرد، بااین‌وجود برخی روش‌ها دارای امنیت بیشتری بوده و بیشتر رواج دارند که به‌عنوان عرف در خرید املاک شناخته می‌شوند.
معمولاً پس از توافق در خصوص ملک، طرفین به بنگاه یا دفاتر مشاور املاک مراجعه می‌کنند و پس تنظیم مبایعه‌نامه، مقداری از ثمن قرارداد با توافق طرفین که معمولاً بین بیست درصد تا یک‌سوم آن است به فروشنده به‌عنوان بیعانه داده می‌شود و پرداخت قسمت دیگری از ثمن (با توافق طرفین) به زمان تحویل کلید موکول می‌شود که توسط طرفین تعیین می‌شود و درنتیجه مابقی ثمن معامله در دفتر اسناد رسمی و حین تنظیم سند رسمی پرداخت می‌شود.

روش‌های پرداخت ثمن معامله:

پرداخت با چک عادی:

منظور از چک عادی، چک‌هایی است که صاحب حساب‌جاری صادر می‌کند و به فروشنده ملک تحویل می‌دهد که ممکن است به نام شخص فروشنده یا در وجه حامل صادر شود. معامله با این چک‌ها به علت خطراتی که دارد رواج چندانی در معاملات مسکن ندارد. چون چک به‌خودی‌خود اعتباری ندارد و اعتبار خود را از حساب صادرکننده (صاحب حساب) می‌گیرد بنابراین ممکن است به علت عدم وجود موجودی کافی در حساب صادرکننده، چک پاس نشود. در این مواقع برگشت زدن آن و انجام اقدامات قانونی لازم، وقت زیادی می‌گیرد و حتی ممکن است در پایان نیز قادر به دریافت مبلغ چک نشوید.

چک‌بانکی تضمین‌شده:

این‌گونه چک‌ها به‌عنوان چک‌های روز دار شناخته می‌شوند که توسط یک بانک و به عهده همان بانک صادر می‌شوند. منظور از چک تضمین‌شده این است که بانک پرداخت شدن آن را نیز تضمین می‌کند و عملاً با پول نقد تفاوتی ندارند و گیرنده این چک می‌تواند به هر یک از شعب بانک صادرکننده در هر جای کشور مراجعه کند و مبلغ آن را دریافت کند.
مزایای این‌گونه چک‌ها علاوه بر تضمین به پرداخت آن توسط بانک، این است که فوت یا ورشکستگی صاحب حساب در پرداخت آن تأثیری ندارد و صاحب چک درهرحال مبلغ آن را دریافت می‌کند.
به همین دلایل سا که استفاده از این چک‌ها برخلاف چک‌های عادی، در معاملات ملکی رواج دارد. بااین‌حال یکی از خطرات این چک‌ها این است که چون نام دریافت‌کننده در آن قید نمی‌شود، اگر مفقود شود دریافت‌کننده باید بلافاصله به بانک اطلاع دهد تا جلوی پرداخت آن گرفته شود، در غیر این صورت هرکسی که آن را پیدا کند می‌تواند نسبت به نقد کردن آن اقدام کند.

چک بین‌بانکی تضمین‌شده:

این چک‌ها نسبت به دیگر چک‌ها و دیگر روش‌های پرداخت، دارای امنیت بیشتری بوده و گزینه بهتری برای پرداخت ثمن معامله می‌باشند.
پرداخت مبلغ این‌گونه چک‌ها را نیز بانک تضمین می‌کند، با این تفاوت که در این نوع، چک به نام طرف معامله و با شماره‌حساب او صادر می‌شود؛ بنابراین هیچ‌کس به‌جز شخص دریافت‌کننده نمی‌تواند مبلغ چک را نقد کند. این نوع چک را فقط می‌توان به‌حساب دریافت‌کننده واریز کرد و قابلیت دریافت نقدی ندارد. این چک‌ها هم در معاملات مسکن رواج دارند ولی دارای مشکلاتی نیز می‌باشند، مثلاً اگر معامله به هر دلیلی به هم بخورد، فروشنده‌ای که چک را دریافت کرده ممکن است با قصد اذیت و آزار خریدار، چک را به وی مسترد نکند و حتی آن را به‌حساب خود واریز نماید.

انتقال وجه باکارت به کارت:

این نوع انتقال وجه به علت محدودیت‌های پرداخت (معمولاً بین ۳ تا ۵ میلیون) معمولاً برای پرداخت بیعانه استفاده می‌شود.

انتقال وجه توسط دستگاه کارت‌خوان (POS):

در برخی موارد افراد مبلغ بیعانه را از طریق خرید از دستگاه کارت‌خوان موجود در بنگاه یا در دفاتر اسناد رسمی پرداخت می‌کنند. در این صورت بنگاه یا دفاتر اسناد رسمی تضمین می‌کند که مبلغ را به‌حساب شخص فروشنده واریز کند. این مورد زمانی اتفاق می‌افتد که طرفین معامله اعتماد کاملی به بنگاه یا دفتر اسناد رسمی داشته باشند.

نکات مربوط به مشاور املاک (بنگاه)

۱- اطمینان حاصل کنید که بنگاه موردنظر دارای مجوز از اتحادیه باشد و صرفاً به کاغذهای آرم دار و مهر بنگاه اطمینان نکنید.
۲- در مورد سابقه و مدت حضور بنگاه در آن منطقه تحقیق نمایید.
۳- باکسی غیر از مالک، خریدار اصلی و وکیل قانونی آن‌ها که وکالت‌نامه محضری دارد، هرگز معامله نکنید، حتی اگر از سوی بنگاه معرفی شوند.
۴- از معامله ملکی که مدارک آن ناقص بوده یا قرار است در زمان خاصی پس از قرارداد قولنامه به دست بنگاه برسد جدا خودداری کنید، چون افراد کلاهبردار می‌توانند از این طریق یک ملک را به چند نفر بفروشند.
۵- حتماً هنگام معامله دو نفر شاهد قابل‌اطمینان همراه خود به بنگاه ببرید.
۶- فریب صحبت‌های مشاورین املاک در خصوص وضعیت یک ملک خاص را نخورید و سعی کنید برای انتخاب ملک موردنظر، از چند بنگاه تحقیق نمایید.
۷- به‌راحتی به بنگاه‌داران در خصوص شرایط بازار مسکن اعتماد نکنید و قبل از تصمیم به خرید حتماً در این مورد تحقیق کنید.
۸- سعی کنید املاکی را که متعلق به خود بنگاه‌داران است را خریداری نکنید، خرید املاک اشخاص عادی از جهت امکان گفت‌وگو و توافق بهتر در خصوص قیمت، بهتر است.
۹- در غیر از موارد اضطراری املاک خود را به بنگاه‌داران نفروشید، چون ممکن است باقیمت پایین‌تری ملک شمارا خریداری کنند.